A EAD– Empresa de Arquivo e Documentação, através da sua marca Papiro, está a integrar inteligência artificial e automação avançada nas suas operações de Mailroom Digital e Business Process Outsourcing (BPO), numa resposta direta ao crescimento da sua carteira de grandes clientes nos setores de seguros e energia.
Atualmente, a operação EAD/Papiro suporta quatro grandes organizações destes setores, caracterizadas por elevados volumes documentais, requisitos de segurança e compliance e necessidade de tempos de resposta cada vez mais reduzidos.
A integração tecnológica incide sobre fases críticas do processo documental, nomeadamente na classificação automática, roteamento inteligente, recolha automática e validação contextual de dados.
Os modelos de inteligência artificial identificam tipologias documentais, extraem informação relevante, validam-na com base no contexto e encaminham automaticamente cada documento para o circuito correto e para os sistemas core dos clientes.
Face ao modelo anterior, mais dependente de regras fixas e validação humana, a operação passou a trabalhar com modelos treinados com base em histórico, com capacidade de aprendizagem contínua, permitindo maior precisão e adaptação a novos padrões documentais.
A integração destes modelos permitiu reduzir a taxa de erro para menos de 2% na classificação documental, reforçando a fiabilidade, rastreabilidade e compliance das operações.
Daniel Alves, diretor marca Papiro da EAD, diz: “Estamos a investir em inteligência artificial porque os nossos clientes precisam de escala, rapidez e previsibilidade. O Mailroom Digital e o BPO deixaram de ser funções de suporte e passaram a ser componentes estratégicos da eficiência operacional e da competitividade das organizações.”
No Mailroom Digital, a Papiro assegura a receção centralizada de correio físico e digital, a sua desmaterialização e distribuição eletrónica através da plataforma VALDOC Enterprise, permitindo partilha, validação e aprovação de documentos em ambiente digital.
A aplicação de IA permite automatizar a triagem documental, melhorar a qualidade da captura de dados e garantir encaminhamento automático para os fluxos corretos, reduzindo intervenção manual e aumentando previsibilidade operacional.
O resultado é uma operação centralizada, com total rastreabilidade da informação, maior produtividade e redução de custos associados ao tratamento manual e ao armazenamento físico.
Na área de Business Process Outsourcing, a EAD assume processos administrativos de BackOffice, como tratamento de faturas, gestão de correspondência, processos de recursos humanos e tratamento de reclamações.
A integração de inteligência artificial nestes fluxos permite automatizar tarefas repetitivas, reduzir erro humano e disponibilizar informação mais estruturada e fiável para suporte à decisão.
A maior qualidade e consistência dos dados aumenta a capacidade de controlo, análise e monitorização por KPI definidos, permitindo transformar custos fixos em variáveis e ajustar rapidamente a capacidade face a variações de volume.
